¿Cómo garantizar la deducibilidad de la nómina?
Para una empresa en México, garantizar la deducibilidad de la nómina es fundamental para reducir la carga fiscal y cumplir con las obligaciones ante el Servicio de Administración Tributaria.
A continuación, se detallan los requisitos clave y aspectos a considerar:
1. Emisión y Timbrado de CFDI de Nómina
- CFDI de Nómina por cada trabajador: Por cada pago de nómina, se debe emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet correctamente timbrado. Este CFDI es el soporte fiscal de la erogación y es indispensable para la deducibilidad.
- Conceptos claros y vigentes: El CFDI debe incluir todos los conceptos de percepción (salario, bonos, horas extra, etc.) y deducción (ISR, IMSS, Infonavit, etc.) de manera clara y conforme a los catálogos del SAT.
- Timbrar en plazo: El timbrado del CFDI de nómina debe realizarse dentro de los plazos establecidos por el SAT. Retrasos pueden afectar la deducibilidad.
2. Cumplimiento de Obligaciones Laborales y de Seguridad Social
- Altas ante el IMSS: Todos los empleados deben estar dados de alta correctamente ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
- Pago de cuotas IMSS, Infonavit y SAR: La empresa debe pagar en tiempo y forma las cuotas obrero-patronales al IMSS, así como las aportaciones al Infonavit y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
- Retención y entero del ISR: La empresa tiene la obligación de retener el Impuesto Sobre la Renta a los trabajadores y enterarlo al SAT.
- Cálculo del impuesto anual: Es responsabilidad del patrón calcular el impuesto anual de los trabajadores y, en su caso, entregar las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio para el empleo.
3. Medios de Pago y Comprobación
- Pagos mediante medios autorizados: Los pagos de nómina, especialmente si el monto excede los $2,000 MXN, deben realizarse a través de transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito, débito o servicios. Los pagos en efectivo deben ser comprobables y limitados.
- Registro contable completo: Todos los pagos de nómina deben estar debidamente registrados en la contabilidad de la empresa.
4. Consideraciones adicionales para la deducibilidad
Para garantizar la deducibilidad de la nómina, recuerda que el gasto en salarios y prestaciones debe ser estrictamente indispensable para la operación de tu empresa. Las prestaciones de previsión social son deducibles, siempre y cuando cumplan con los límites y requisitos fiscales específicos, y es importante que no disminuyan respecto al año anterior para maximizar su deducibilidad.
Si tus trabajadores tienen derecho a subsidio para el empleo, asegúrate de entregárselos correctamente para que sea acreditable. Finalmente, es crucial mantener la información de tu empresa y empleados actualizada ante el RFC y presentar todas las declaraciones informativas de sueldos y salarios en tiempo y forma.
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