Prevención de multas en materia de nómina

julio 29, 2025

Un punto clave en la prevención de multas es contar con un asesor externo que pueda identificar riesgos que el personal interno podría pasar por alto

La prevención de multas en materia de nómina debe ser un punto clave para las finanzas de cualquier empresa, debido a que estas sanciones pueden ser cuantiosas y disruptivas. Algunas de las multas más recurrentes incluyen:

Por parte del SAT: Multas por CFDI de nómina no emitidos, emitidos con errores o no cancelados (entre $400 y $600 MXN por CFDI); recargos y actualizaciones, más multas del 55% al 75% del impuesto omitido por falta de retención o entero del ISR; y sanciones por omisión o errores en la Declaración Anual de Sueldos y Salarios (entre $1,400 y $17,370 MXN).

Por parte del IMSS: Sanciones elevadas por omisión o extemporaneidad en la afiliación de trabajadores o registro con salarios incorrectos, además de la exigencia de cuotas omitidas, recargos y actualizaciones. Multas por no pago oportuno de cuotas obrero-patronales y por incumplimiento en la presentación de movimientos afiliatorios (entre $50 y $350 UMA por movimiento).

Por parte del INFONAVIT: Multas por falta de registro de trabajadores, impago de aportaciones bimestrales (con recargos y actualizaciones) y omisión en la presentación de información bimestral.

Estrategias para la prevención de multas en materia de nómina

1. Dominio y Actualización Legislativa Constante:

Permite anticipar cambios, ajustar procesos y asegurar que todos los cálculos y reportes se apeguen a la normativa vigente, evitando así infracciones por desactualización.

2. Adopción de Sistemas de Nómina Automatizados y Certificados:

Reduce drásticamente el margen de error humano, garantiza la correcta aplicación de las tablas de ISR, IMSS e INFONAVIT, y facilita el cumplimiento de los plazos de pago y presentación de declaraciones al generar los archivos requeridos de manera automática.

3. Verificación Exhaustiva y Regular de la Información del Personal:

Asegura la consistencia de la información reportada a las autoridades, previniendo discrepancias que puedan derivar en requerimientos o multas. Un RFC o NSS incorrecto puede invalidar un CFDI o un movimiento afiliatorio.

4. Establecimiento de un Calendario de Obligaciones Riguroso y Alertas:

Permite una planificación adecuada de los recursos y las tareas, garantizando que todas las obligaciones se cumplan en tiempo y forma, evitando recargos, actualizaciones y multas por extemporaneidad.

5. Capacitación Continua y Especializada del Personal Clave:

Fortalece las capacidades internas, reduce la dependencia de terceros para tareas rutinarias y empodera al equipo para identificar y resolver posibles inconsistencias antes de que escalen a problemas mayores.

6. Realización de Auditorías Internas Periódicas y Conciliaciones:

Permite detectar y corregir errores u omisiones de manera proactiva, antes de que sean identificados por las autoridades fiscalizadoras, lo que puede significar la diferencia entre una simple corrección y una multa considerable.

7. Contratación de Asesoría Profesional Especializada:

Proporciona un nivel adicional de seguridad y experiencia. Un punto clave en la prevención de multas es contar con un asesor externo que pueda identificar riesgos que el personal interno podría pasar por alto, optimizar procesos y brindar tranquilidad al saber que se cuenta con el respaldo de expertos en la materia.