¿Qué se revisa en una auditoría de nómina?
Una auditoría de nómina es un proceso exhaustivo que busca asegurar la exactitud de los cálculos y la correcta documentación, sobre todo, el cumplimiento estricto de las obligaciones laborales y fiscales ante diversas autoridades como el SAT, IMSS e INFONAVIT.
Es un eje central de cumplimiento que, si se maneja incorrectamente, puede generar multas significativas y conflictos laborales. La revisión va mucho más allá de una simple verificación de sumas; es un análisis integral de tres aspectos fundamentales: el cumplimiento normativo, la precisión operativa y la solidez de los controles internos.
La mirada de las autoridades en una auditoría de nómina
El foco principal de cualquier auditoría de nómina en México es asegurar la paz con los grandes reguladores: el SAT, el IMSS y el INFONAVIT. En este frente, el auditor se convierte en un detective legal. Su primera tarea es confirmar el apego a la Ley Federal del Trabajo, verificando que los salarios, horas extras, aguinaldos y primas vacacionales se calculen y paguen conforme a derecho.
Posteriormente, viene la revisión fiscal. Se examina meticulosamente que los CFDIs de Nómina estén correctamente emitidos y timbrados, reflejando fielmente las percepciones y deducciones. Un error en la retención o entero del ISR puede ser un dolor de cabeza inmediato con el SAT, por lo que se comprueba que las tarifas y el subsidio al empleo se apliquen correctamente.
La lupa se posa con especial atención en el ámbito de la seguridad social. Se debe garantizar que el Salario Base de Cotización reportado ante el IMSS integre todas las prestaciones que marca la ley, un error común que deriva en multas y recargos. Asimismo, se revisa que el cálculo y pago de las cuotas obrero-patronales y las aportaciones al INFONAVIT (incluyendo la correcta amortización de créditos de vivienda de los trabajadores) se realice puntualmente, evitando contingencias.
Revisión de percepciones y deducciones
Una vez confirmada la legalidad, el auditor se centra en la precisión de los datos operativos. La nómina debe ser un espejo de la realidad laboral de la empresa. Para ello, se analizan los insumos. Se coteja la información de asistencias, incidencias, incapacidades y licencias con los registros de pago. Se busca que las horas extras pagadas, las comisiones y los bonos tengan un soporte documental que justifique su cálculo.
Un aspecto crítico es la validación de los datos personales. Se verifica que el RFC, la CURP y el Número de Seguridad Social de cada empleado coincidan en el sistema de nómina y en los registros oficiales. Una simple discrepancia en el NSS, por ejemplo, puede paralizar trámites ante el IMSS. Finalmente, se comprueba que el monto total de la nómina coincida perfectamente con los registros contables de la empresa y los depósitos bancarios realizados.
Prevención de riesgos de nómina
Finalmente, la auditoría de nómina examina la robustez de los controles internos. Un proceso de nómina bien diseñado no solo es preciso, sino que es seguro y previene el fraude. Se evalúa la segregación de funciones: ¿La misma persona que registra las incidencias, calcula la nómina y la autoriza? Si las funciones se concentran, el riesgo de error o manipulación aumenta.
Se revisa la documentación de soporte, asegurando que existan los expedientes completos de los trabajadores, que los contratos estén firmados y que cualquier descuento salarial (como préstamos internos o créditos FONACOT) cuente con la autorización explícita y legal del empleado.
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